Stichting Hart is hét culturele centrum van Haarlem waar kunst- en cultuureducatie bereikbaar wordt gemaakt voor iedere Haarlemmer. De facilitaire afdeling van Hart had behoefte aan deskundig advies over een mogelijke andere verdeling van taken en verantwoordelijkheden. In samenwerking met Frithjof de Waard hebben Elise Vermeulen en Carlijn Dobbe een onafhankelijk advies uitgebracht.
De opdracht
Momenteel zijn bij Hart ongeveer 35 medewerkers werkzaam binnen diverse afdelingen waarvan het merendeel werkzaam bij de facilitaire afdeling en in het caféteam. Verantwoordelijkheden zijn, mede doordat de aard van de organisatie is veranderd, versnipperd geraakt of niet (meer) belegd. Er is behoefte aan onafhankelijk, onbevooroordeeld en professioneel advies over een mogelijk betere, andere en/of logischere verdeling van verantwoordelijkheden, rollen en taken.
Om de organisatie goed te leren kennen hebben we gesprekken (individueel en in groepsverband) gevoerd met sleutelfiguren binnen de organisatie. Hierin kwam onder andere naar voren wat er goed gaat, waar men trots op is, wat zij nodig hebben om succesvol te zijn en wat zij zelf als eerste aan willen pakken. De belangrijkste resultaten hebben wij opgenomen in het advies.
Het advies
Vanuit de organisatie was direct behoefte aan een leidinggevende voor het facilitaire en caféteam en die als aanspreekpunt kon fungeren vanuit de organisatie naar het team en andersom. Een interim professional was onderdeel van het advies.
Uit de gesprekken bleek daarnaast dat de functie Hoofd Verhuur & Faciliteiten uitgebreid moest worden. Om ervoor te zorgen dat alle werkzaamheden belegd zijn, niemand buiten de boot valt en iedere medewerker een direct leidinggevende heeft om mee te sparren, is gekeken naar een breder takenpakket en een groter team om aan te sturen.
Helder in de communicatie, doordacht en realistisch advies, meedenkend en toepasbaar. Inmiddels is de organisatie aangepast op basis van het advies, en dat pakt goed uit.Frans Funnekotter, Directeur
Op basis van bovengenoemde input hebben wij een nieuwe organisatiestructuur opgezet met een efficiëntere structuur om zo synergie tussen medewerkers en de samenwerking tussen afdelingen te stimuleren. De basis van deze nieuwe organisatie is een herstructurering van het management team. De werving van een manager operatie is de eerste stap.
Juist door buiten de kaders te treden hebben wij inzicht gegeven in noodzakelijke veranderingen, ook buiten de facilitaire afdeling. Hart Haarlem is klaar voor een professionaliseringslag waarbij efficiënter samengewerkt wordt nu functies beter belegd zijn. Kortom; met de juiste mensen op de juiste plek.